Хранение документов

Задумывались ли Вы о безопасности Ваших документов?

 Хранение документовК сожалению, текущую ситуацию в стране сложно назвать спокойной и стабильной для ведения бизнеса. Постоянная смена законодательства, давление фискальных органов на предпринимателей, происки конкурентов, да и банальная неосторожность могут стать причиной потери важных документов. А что еще хуже – попадание их в руки тех, кто их видеть не должен. 
 Вы можете подумать, что Вы ведете дело честно, открыто и риска лично для Вас нет. Но можете ли Вы быть уверенным в том, что так же открыто и честно ведут дела компании в соседнем офисе? Нередки случаи, когда при обыске в одной компании, вывозятся все документы (сервера, жесткие диски и др.) компаний со всего этажа или целого здания. 
 Кроме того, в условиях конфликта в стране, так же существует риск провокаций, нападений, поджогов и прочих действий, которые могут привести к утере важных документов, договоров, бухгалтерской документации, секретной информации.

Кому будут интересны услуги по хранению документов:
- компаниям и предпринимателям, которые хотят обезопасить важную документацию от чрезвычайных происшествий;
- людям, которые хотят сохранить конфиденциальные документы от разглашения;
- компаниям, которые имеют большие архивы документов и хотят разгрузить помещения и сотрудников от рутинной работы
- компаниям, которые на период переезда, ремонта или любой другой приостановки деятельности, нуждаются в месте хранения документации;
- предприятиям, которые хотят перевести архивы из бумажной в удобную электронную форму, с легким поиском и пользованием.

Итак, с целью сохранить важную информацию и документацию мы предлагаем ряд услуг по хранению и обработке документов:

УСЛУГИ ПО ОБРАБОТКЕ АРХИВОВ ДОКУМЕНТОВ
• Проводим экспертизу ценности документов;
• Упорядочиваем номенклатуру дел;
• Производим научно-техническую обработку документов;
• Составляем акты уничтожения;
• Составляем опись дел и документов;
• Производим переплетные работы.

УСЛУГИ ПО ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
• Хранение документов вне офиса/дома;
• Хранение документов адвокатских компаний
• Хранение документов предприятий, которые ликвидируются
• Управление документацией
• Конфиденциальное уничтожение документов при возникновении такой необходимости.

ЦИФРОВЫЕ УСЛУГИ
• Копирование и сканирование документов
• Запись электронных копий на CD\DVD\BD и прочие носители.
• Индексация/Ретроконверсия с созданием базы/Полнотекстовое распознавание
• Создание электронных баз данных документов
• Разработка и создание электронного архива документов.
• Хранение данных на нашем защищенном сервере
• Предоставление удаленного доступа к массиву данных, либо к электронному архиву на нашем защищенном сервере в режиме “online”.

Знаете ли Вы, сколько стоит хранение документов в Вашем офисе? 

Завалы документовМало кто задумывается над тем, что хранение документов в офисе компании далеко не бесплатное удовольствие. Если архивы большие, то они занимают определенные квадратные метры (аренда) и требуют отвлечение работников на рутину. А ведь это время можно было потратить на привлечение новых клиентов или выполнение важных задач! 

На простом примере мы посчитаем следующие затраты на хранение документов в Вашем офисе в месяц:

• стоимость аренды 1м2 площади офиса, отведенной под архивы. Если офис принадлежит компании, то затраты на аренду все-равно нужно считать, т.к. освободившееся место можно либо сдавать в аренду, либо разместить там сотрудников, которые будут активно приносить доход; 
• количество метров офиса, на которых стоят шкафы или стеллажи с документами (один стеллаж-шкаф занимает в среднем 0,5м2. Если учесть проходы, то можно брать 1м2 на 1 шкаф);
• цена шкафа или стеллажа для хранения документов;
• стоимость папок-сегрегаторов, боксов для документов;
• коммунальные платежи на занимаемую архивом площадь офиса;
• затраты на охрану, средства пожаротушения в пересчете на м2;
• зарплата работника, который занимается документооборотом. Если специального сотрудника нет, тогда часть зарплаты, которая уходит на оплату времени, которое сотрудники тратят на работу с документами;
• налог на зарплату сотрудника;
• потеря рабочего времени других сотрудников компании на поиск или ожидание требуемого документа.

Для расчета примера затрат возьмем небольшой офис со средним уровнем документооборота.

1. В среднем, в такой фирме может быть около 10 шкафов, в которых 500 папок.
2. Площадь, которую занимает этом мини-архив: 10м2.
3. Стоимость аренды площади 150грн./м2 х10=1 500 грн.
4. Коммунальные платежи: 5грн./м2 х 10= 50 грн.
5. Затраты на охрану, сигнализацию, уборку, др. админ.: 6грн./м2 = 60 грн.
6. Зарплата сотрудника 0,2 ставки в 5000 грн.: 1000 грн.
7. Налоги по ЗП: 600 грн.
8. Потери рабочего времени просчитать сложно. Вы можете учесть его самостоятельно. 
9. Итого затраты мин. в месяц: 1500+50+60+1000+600=3 210 грн.
10. 3 210 грн. х 12 месяцев = 38 520 грн./год.

Стоимость шкафов/стеллажей возьмем за 1500 грн./шт. = 15 000 грн.
Стоимость папки-сегрегатора возьмем за 40грн./шт.= 20 000 грн. 
Итого, единоразовые затраты: 35 000 грн.
Возьмем срок амортизации шкафов и папок в 5 лет.
Итого затраты за 1 год: 35 000/5 = 7 000грн.

38 520 + 7 000=45 520 грн. В такую сумму обходится хранение документов Вашей компании в год!
За 3 года сумма затрат составит 136 560 грн!
* при расчете примера брался средний уровень затрат и цен за 2014 год.

Кроме того, тут еще не учтены возможные затраты при потерях документов. Никто не застрахован, что этажом выше не прорвет трубу в выходной день … А еще представьте, что офис переезжает на другую улицу: аренда транспорта, грузчиков, и куча времени на организацию архива в новом офисе.

Этих затрат Вы могли бы избежать!

Теперь Вам не нужно покупать шкафы и стеллажи для документов!

Вам не нужно покупать папки для документов!

Вы можете использовать площадь для сотрудников, которые принесут больше прибыли!

Вы можете более эффективно распорядиться временем сотрудников, которые тратили время на организацию архива и поиска документов в нем!Современное хранилище документов

А теперь представьте,  что Вы воспользовались нашими услугами! 
В итоге получаете: 

1. Сокращение затрат на хранение и управление документами минимум в 3 раза! 
2. Уверены в том, что документы надежно охраняются и никто не получит к ним доступ без Вашего разрешения!
3. Затраты на услуги хранения документов нашей компании подтверждаются документально и Вы списываете их на затраты. А также возмещаете НДС!
4. Полная безопасность: круглосуточная охрана, противопожарная система, датчики влажности.
5. Сотрудники не копаются часами в стопках бумаг – они имеют онлайн доступ к структурированному электронному архиву документов. И только к тем разделам, к которым у них есть разрешение.

Внеофисное хранение документов – это эффективное решение, к которому приходит все больше компаний в Украине и за рубежом! 

nyakcia2

 

ВНИМАНИЕ!!! Минимальная зарплата бухгалтера растет и составит минимум 3200 грн в 2017 году. 
Ну а цены на наши услуги ОСТАЮТСЯ ПРЕЖНИМИ!!! 
Работать с нами, выгоднее чем нанимать собственного бухгалтера! 

Почему мы?

Работая с нами, Вы получаете:

  • решение проблем
  • высокое качество
  • профессионализм
  • оптимальную цену
  • ответственность
  • оперативность
  • внимательность
  • финансовую гарантию
  • освобождение времени на развитие бизнеса
  • Бухучет

    Загружаем курсы валют от minfin.com.ua